Cara mencatat uang jalan supir sampai pertanggungjawaban
Uang jalan adalah dana yang diserahkan kepada supir untuk kebutuhan perjalanan seperti solar, tol, dan parkir. Pemberian dana mengurangi kas, tetapi belum membuktikan seluruhnya menjadi biaya. Catat pertanggungjawaban per rit agar sisa dana dan kekurangan bisa dijelaskan bersama supir.
Catat dana awal terpisah dari belanja
Saat menyerahkan uang jalan, simpan tanggal, nomor rit, kendaraan, supir, nominal, dan bukti serah terima atau transfer. Tambahan dana di tengah perjalanan dicatat pada rit yang sama. Upah dan kasbon pribadi tidak dicampur dengan dana perjalanan.
Setelah perjalanan, rincikan biaya aktual berdasarkan bukti. Catat jenis biaya, tanggal, nominal, serta rujukan nota. Biaya tanpa bukti perlu penjelasan dan pemeriksaan, bukan langsung ditutup sebagai pengeluaran yang sudah disetujui.
Contoh sisa, pas, dan kekurangan dana
Semua angka berikut fiktif dalam rupiah. Biaya aktual sudah diperiksa dan dibayar supir. Saldo adalah dana awal dikurangi biaya aktual; angka negatif berarti supir menalangi kekurangan, bukan sisa uang di tangannya.
| Rit | Dana awal | Biaya aktual | Saldo | Penyelesaian |
|---|---|---|---|---|
| UJ-001 | 800.000 | 700.000 | 100.000 | Supir mengembalikan 100.000 |
| UJ-002 | 600.000 | 600.000 | 0 | Tidak ada transfer tambahan |
| UJ-003 | 500.000 | 550.000 | -50.000 | Usaha mengganti 50.000 |
Cocokkan kas dan tutup pertanggungjawaban
Dalam contoh, dana awal total Rp1.900.000, pengembalian Rp100.000, dan penggantian kekurangan Rp50.000 menghasilkan kas keluar bersih Rp1.850.000. Nilainya cocok dengan total biaya aktual Rp1.850.000. Jangan menjumlahkan dana awal dan biaya aktual sebagai dua beban, atau menganggap pengembalian sisa sebagai pendapatan angkut.
Tutup pertanggungjawaban setelah bukti biaya dan transfer penyelesaian cocok. Bila sisa Rp100.000 belum dikembalikan, simpan saldo dana yang masih harus diselesaikan; jangan menandainya lunas. Dana untuk rit berikutnya perlu rujukan pemindahan yang jelas. Jika selisih belum disepakati, tandai masih diperiksa dan simpan keterangannya, bukan otomatis mengubahnya menjadi kasbon pribadi supir.