Cara mencatat kasbon supir dan mencocokkan saldonya
Kasbon pribadi supir adalah uang muka yang perlu dikembalikan sesuai kesepakatan. Saat diberikan, kas usaha berkurang dan piutang kepada supir bertambah. Kasbon bukan otomatis beban gaji. Catatan yang jelas membantu pemilik dan supir menyepakati sisa kewajiban tanpa mengandalkan ingatan.
Pisahkan kasbon, upah, dan uang jalan
Upah adalah hak supir atas pekerjaan. Kasbon pribadi dicatat sebagai piutang sampai dilunasi. Uang jalan untuk solar atau tol perlu pertanggungjawaban biaya perjalanan, sehingga jangan langsung digabung dengan kasbon pribadi.
Jika ada dana perjalanan yang belum jelas penggunaannya, tandai sebagai uang jalan belum dipertanggungjawabkan. Klarifikasi bukti dan kesepakatannya dahulu sebelum memindahkan saldo ke kasbon pribadi.
- Satu catatan per supir, dengan identitas yang konsisten meskipun kendaraan berganti.
- Simpan tanggal, nomor bukti, nominal, tujuan pemberian, serta cara dan waktu pengembalian yang disepakati.
- Catat pelunasan tunai, transfer, dan pemotongan upah secara terpisah agar sumbernya bisa diperiksa.
Mulai dari saldo awal yang disepakati
Saat pindah dari buku lama, cocokkan sisa kasbon dengan supir dan bukti yang tersedia. Masukkan sebagai saldo awal pada tanggal mulai pencatatan. Saldo awal bukan kasbon baru, jadi jangan mencatat pengeluaran kas yang sama untuk kedua kalinya.
| Transaksi | Tambah piutang | Kurangi piutang | Saldo |
|---|---|---|---|
| Saldo awal 1 Juni | Tidak ada | Tidak ada | Rp500.000 |
| Kasbon baru 3 Juni | Rp300.000 | Tidak ada | Rp800.000 |
| Pelunasan transfer 8 Juni | Tidak ada | Rp200.000 | Rp600.000 |
Pelunasan bukan pendapatan
Rumus saldo akhir adalah saldo awal ditambah kasbon baru dikurangi pelunasan. Dalam contoh fiktif, Rp500.000 + Rp300.000 - Rp200.000 = Rp600.000. Transfer pelunasan menambah kas dan mengurangi piutang, bukan menambah pendapatan jasa angkut.
Jika pelunasan lewat potongan upah yang disepakati, catat upah penuh sebagai beban, bagian potongan sebagai pengurang piutang, dan sisanya sebagai pembayaran kas. Misalnya upah Rp400.000 dengan potongan kasbon Rp100.000 berarti kas dibayar Rp300.000. Jangan menambah beban Rp100.000 lagi atau mengakui potongan itu sebagai pendapatan.
Rekonsiliasi sebelum tutup bulan
Cocokkan saldo per supir dengan bukti pemberian, mutasi rekening, catatan upah, dan konfirmasi supir. Jumlah seluruh saldo harus cocok dengan total piutang kasbon. Bila berbeda, telusuri tanggal, transaksi ganda, atau bukti yang hilang; jangan menghapus selisih tanpa alasan tercatat. Koreksi harus menyimpan rujukan transaksi asal agar riwayat tetap bisa diperiksa.