Contoh pembukuan rit dan rekap ritase truk
Pembukuan ekspedisi sederhana dimulai dari satu catatan untuk setiap rit. Istilah rit atau ritase dipakai untuk pencatatan perjalanan angkut. Catatan ini harus menjawab: truk mana yang berangkat, siapa supirnya, berapa tagihan pelanggan, dan berapa biaya perjalanan yang benar-benar terjadi. Jangan hanya mencatat uang yang tersisa di tangan supir.
Kolom minimum untuk setiap perjalanan
Gunakan nomor rit agar bukti transfer, nota solar, dan tagihan pelanggan bisa ditelusuri ke perjalanan yang sama. Pisahkan tanggal berangkat dari tanggal pembayaran jika pelanggan membayar belakangan.
- Tanggal dan nomor rit: identitas perjalanan, bukan sekadar tanggal uang diterima.
- Kendaraan dan supir: nomor polisi serta nama supir yang menjalankan rit.
- Tujuan: lokasi muat dan bongkar, termasuk perjalanan kembali bila terkait.
- Ongkos bruto: nilai jasa angkut sebelum potongan fee.
- Fee: komisi yang disepakati, dengan penerima dan status pembayarannya.
- Uang jalan: dana yang diserahkan kepada supir untuk dipertanggungjawabkan.
Contoh satu rit, bukan data pelanggan
Angka berikut sepenuhnya fiktif untuk latihan. Fee pada contoh ini dipotong dari tagihan. Istilah netto dipakai hanya untuk ongkos setelah fee, bukan keuntungan usaha.
| Kolom | Isi contoh |
|---|---|
| Tanggal | 10 Juni 2026 |
| Kendaraan / supir | Truk A / Supir A |
| Rute | Surabaya ke Malang |
| Ongkos bruto | Rp2.000.000 |
| Fee dipotong | Rp100.000 |
| Ongkos netto setelah fee | Rp1.900.000 |
| Uang jalan diserahkan | Rp800.000 |
| Biaya perjalanan aktual | Rp700.000 |
| Sisa uang jalan dikembalikan | Rp100.000 |
| Upah supir dibayar terpisah | Rp300.000 |
Uang jalan bukan otomatis biaya
Cocokkan Rp800.000 yang diberikan dengan bukti pengeluaran Rp700.000 dan pengembalian Rp100.000. Rinci pengeluaran menjadi solar, tol, parkir, atau biaya lain yang benar-benar terjadi. Dana awal dan belanja dari dana itu bukan dua biaya berbeda.
Pada contoh ini, sisa dari rit adalah Rp1.900.000 dikurangi Rp700.000 dan Rp300.000, yaitu Rp900.000. Jangan mengurangi fee lagi karena sudah masuk perhitungan netto. Sisa tersebut belum memperhitungkan biaya bulanan, penyusutan, atau kewajiban usaha lain.
Tutup rit setelah bukti cocok
Tandai tagihan belum dibayar sebagai piutang pelanggan, bukan penerimaan kas. Periksa bukti biaya, pelunasan fee, upah, dan pengembalian sisa uang jalan. Jika ada selisih, tulis penyebabnya. Susun laporan ritase per kendaraan dengan menghitung rit yang selesai pada periode yang sama, lalu jumlahkan ongkos dan biaya masing-masing. Banyaknya perjalanan saja belum menunjukkan keuntungan.