Mencatat piutang angkutan dan pembayaran pelanggan bertahap
Piutang angkutan adalah tagihan jasa yang masih harus dibayar pelanggan. Perjalanan selesai tidak berarti uang sudah masuk rekening. Daftar piutang membantu pemilik mengetahui tagihan mana yang perlu ditindaklanjuti tanpa menebak dari saldo bank. Catatan ini bisa dibuat dalam buku atau lembar kerja, terpisah dari daftar kasbon pribadi supir.
Hubungkan tagihan dengan bukti pekerjaan
Simpan nomor tagihan, pelanggan, nomor rit, tanggal pekerjaan, nilai tagihan, tanggal pengiriman tagihan, serta jatuh tempo menurut kesepakatan. Sertakan rujukan bukti serah barang dan penerimaan tagihan. Satu tagihan boleh mencakup beberapa rit, tetapi setiap rit harus bisa ditelusuri dan tidak ditagih dua kali.
Catat pendapatan jasa sesuai dasar pembukuan yang dipakai usaha. Ketika pelanggan melunasi piutang, penerimaan menambah kas dan mengurangi piutang, bukan menambah pendapatan jasa untuk kedua kalinya. Tanggal tagihan dan tanggal uang diterima tetap disimpan terpisah.
Contoh pembayaran sebagian dan sisa tagihan
Semua angka dan nomor berikut fiktif dalam rupiah, tanpa fee atau penyesuaian. Anggap seluruh pekerjaan sudah selesai dan nilai tagihan disetujui. Kolom pembayaran memuat uang yang sudah diterima dan sudah dialokasikan ke tagihan yang benar, bukan janji transfer pelanggan.
| Tagihan | Nilai tagihan | Pembayaran | Sisa piutang | Status |
|---|---|---|---|---|
| PT-01 | 2.000.000 | 750.000 | 1.250.000 | Dibayar sebagian |
| PT-02 | 1.500.000 | 1.500.000 | 0 | Lunas |
| PT-03 | 1.000.000 | 0 | 1.000.000 | Belum dibayar |
Tentukan pembayaran untuk tagihan mana
Total contoh adalah tagihan Rp4.500.000, penerimaan Rp2.250.000, dan sisa piutang Rp2.250.000. Setiap pembayaran perlu tanggal, rujukan transfer, dan pembagian nominal per tagihan. Jika satu transfer melunasi beberapa tagihan, jumlah pembagiannya harus sama dengan uang yang diterima. Jangan memasukkan nilai transfer penuh pada setiap tagihan.
Bila keterangan transfer tidak jelas, minta rincian pelanggan dan tandai penerimaan belum teralokasi. Jangan menutup tagihan hanya karena jumlahnya mirip. Potongan, klaim kerusakan, atau pengurangan harga perlu bukti dan persetujuan tersendiri; selisih itu tidak otomatis dianggap uang sudah diterima.
Periksa jatuh tempo dan tindak lanjut
Bandingkan tanggal pemeriksaan dengan jatuh tempo masing-masing tagihan. Tagihan belum jatuh tempo berbeda dari tagihan terlambat. Saat menghubungi pelanggan, sebutkan nomor tagihan, sisa yang diperiksa, bukti pekerjaan, dan minta perkiraan pembayaran. Catat hasil pembicaraan serta tanggal tindak lanjut secara manual.
Cocokkan saldo awal ditambah tagihan baru dikurangi pembayaran dan penyesuaian yang disetujui dengan saldo akhir. Simpan sengketa dalam daftar pemeriksaan, bukan menghapus piutang agar laporan terlihat lunas. Periksa daftar tindak lanjut secara berkala dan simpan konfirmasi pelanggan bersama tagihan terkait.