Mencatat kasbon uang jalan terpisah dari kasbon supir

Bedakan dua jenis kasbon

Kasbon supir adalah uang yang dipinjam supir untuk kebutuhan pribadi. Saldonya menjadi piutang sampai dibayar. Kasbon uang jalan adalah dana perjalanan yang diserahkan lebih dahulu, misalnya untuk beberapa rit atau perjalanan yang belum selesai. Dana ini perlu dipertanggungjawabkan lewat bukti belanja dan sisa yang dikembalikan.

• Gunakan Kasbon supir hanya untuk pinjaman pribadi yang disepakati.
• Gunakan Kasbon uang jalan untuk dana perjalanan yang saldonya ingin dipisahkan.
• Pilih supir pada transaksi agar saldo muncul di halaman supir yang benar.

Pemberian dan pemakaian

Saat menyerahkan dana, catat tanggal, nominal, supir, tujuan, dan bukti serah terima. Pilih kategori Kasbon uang jalan sebagai uang keluar. Jika dana diberikan untuk rit tertentu, tulis nomor rit di uraian agar hubungannya jelas.

Pemakaian dicatat dari bukti belanja solar, tol, parkir, atau biaya lain. Jangan membuat pengeluaran kas baru untuk belanja yang sudah dibayar dari dana kasbon, karena uangnya sudah keluar saat penyerahan. Setelah bukti diperiksa, sisa dana tunai dihitung dari dana awal dikurangi pemakaian yang disetujui; saldo di aplikasi berkurang saat pengembalian atau pelunasan dicatat.

Pengembalian dan pelunasan

Sisa uang tunai yang dikembalikan supir dicatat sebagai Bayar kasbon uang jalan. Jika pelunasan dilakukan dengan potongan upah, catat upah penuh, potongan, dan kas yang benar-benar dibayar secara terpisah. Jangan mencatat potongan sebagai pendapatan.

Pelunasan bukan pemasukan usaha. Kategori Bayar kasbon uang jalan mengurangi saldo kasbon, bukan menambah omzet angkutan. Simpan bukti transfer atau tanda terima untuk setiap penyelesaian.

Cara membaca saldo

Saldo yang diperiksa adalah pemberian dikurangi pengembalian dan pelunasan yang sudah dicatat. Di halaman supir, angka ini muncul sebagai “Sisa uang jalan”. Pemakaian yang sudah berbukti tetapi penyelesaiannya belum dicatat masih dapat terlihat sebagai sisa, jadi cocokkan dengan berkas sebelum menyimpulkan supir berutang.

Contoh fiktif berikut hanya menunjukkan alur angka. Jangan memakai nominalnya sebagai patokan.