Mencatat penugasan mobil dan supir agar jadwal tidak bertabrakan
Catatan penugasan menjawab siapa membawa kendaraan mana dan kapan kendaraan bisa dipakai lagi. Nama supir pada daftar kendaraan saja belum cukup karena orang bisa berganti dan perjalanan bisa terlambat. Gunakan buku atau lembar kerja untuk melihat waktu yang sudah terpakai, termasuk muat, bongkar, perjalanan kembali, dan persiapan sebelum keberangkatan berikutnya.
Catat rentang waktu, bukan tanggal berangkat saja
Beri nomor penugasan lalu hubungkan dengan nomor rit setelah perjalanan dikonfirmasi. Tulis kendaraan, supir, rute, waktu mulai, perkiraan selesai, dan penanggung jawab yang memberi tugas. Bedakan rencana dengan waktu aktual agar perubahan lapangan tidak hilang. Penugasan yang batal tetap disimpan dengan alasan pembatalan.
- Periksa kendaraan tidak sedang dipakai, diperbaiki, atau belum kembali dari tugas lain.
- Periksa supir tidak memegang tugas lain pada waktu bersamaan dan memiliki waktu istirahat yang layak.
- Sisakan waktu untuk perjalanan menuju lokasi muat, pemeriksaan kendaraan, serta keterlambatan bongkar.
Contoh menemukan benturan sebelum berangkat
Semua identitas dan waktu berikut fiktif. Rentang waktu berarti sejak kendaraan dan supir mulai disiapkan sampai keduanya diperkirakan siap untuk tugas lain. Baris kedua belum boleh dikonfirmasi karena bertabrakan dengan tugas pertama, meskipun nomor kendaraan dan tujuan pada permintaan berbeda.
| Tugas | Kendaraan / supir | Rentang waktu | Hasil pemeriksaan |
|---|---|---|---|
| TG-01 | Truk A / Supir A | 06.00 sampai 14.00 | Rencana sudah dikonfirmasi |
| TG-02 | Truk B / Supir A | 13.00 sampai 18.00 | Benturan supir, perlu diubah |
| TG-03 | Truk A / Supir B | 16.00 sampai 21.00 | Tidak bertabrakan, cek kesiapan aktual |
Ubah rencana dengan konfirmasi ulang
Dalam contoh, Supir A masih bertugas pukul 13.00 sehingga TG-02 tidak bisa berjalan sesuai rencana. Pilih supir lain yang benar-benar tersedia atau sepakati ulang waktu dengan pelanggan. Mengganti kendaraan saja tidak menyelesaikan benturan supir. Sebaliknya, mengganti supir tidak menyelesaikan kendaraan yang masih berada di lokasi bongkar.
TG-03 mempunyai jeda dua jam dari perkiraan selesai TG-01. Jeda tersebut bukan jaminan kendaraan siap. Jika TG-01 terlambat, perbarui perkiraan kembali dan hubungi pihak yang terdampak sebelum mengesahkan tugas berikutnya. Jangan mendorong keberangkatan bila kondisi kendaraan atau supir belum aman.
Simpan pergantian dan hasil aktual
Bila ada pergantian di tengah perjalanan, tulis waktu serah terima, kendaraan atau supir pengganti, alasan, dan siapa yang menyetujui. Hubungkan semua bagian dengan perjalanan asal, bukan membuat pendapatan baru untuk pekerjaan yang sama. Setelah kembali, isi waktu aktual dan catatan kendala agar perkiraan penugasan berikutnya memakai pengalaman yang tercatat.