Laporan ritase bulanan: cocokkan periode dan kendaraan
Laporan ritase bulanan merangkum banyak perjalanan agar hasil tiap kendaraan bisa dibandingkan. Rit dan ritase dipakai sebagai sinonim, bukan dua jenis transaksi. Tantangan rekap bulanan adalah batas periode dan status: perjalanan selesai belum tentu sudah ditagih, dibayar, atau lengkap bukti biayanya.
Tetapkan batas periode dan status terpisah
Untuk rekap operasional, contoh ini memasukkan perjalanan berdasarkan tanggal selesai selama Juni. Rit berangkat Juni tetapi selesai Juli masuk rekap Juli. Catat aturan ini di judul laporan dan gunakan konsisten. Rekap penerimaan kas memakai tanggal uang diterima, sehingga tidak harus sama dengan rekap perjalanan.
- Status perjalanan: berjalan, selesai, atau dibatalkan. Rit batal tidak dihitung sebagai perjalanan selesai.
- Status tagihan: belum ditagih, belum lunas, atau lunas. Pembayaran sebagian tetap menyisakan piutang.
- Status bukti biaya: lengkap atau masih diperiksa. Biaya belum lengkap perlu ditandai, bukan dianggap nol.
Ringkas kendaraan tanpa kehilangan rincian
Contoh fiktif berikut hanya mencakup rit selesai Juni, dengan fee nol dan bukti biaya lengkap. Kolom diterima adalah pembayaran sampai 30 Juni untuk rit tersebut, bukan seluruh penerimaan rekening bulan Juni.
| Kendaraan | Rit selesai | Tagihan | Biaya aktual | Diterima | Piutang |
|---|---|---|---|---|---|
| Truk A | 4 | 8.000.000 | 3.000.000 | 6.000.000 | 2.000.000 |
| Truk B | 3 | 6.000.000 | 2.500.000 | 6.000.000 | 0 |
| Truk C | 2 | 4.000.000 | 1.500.000 | 1.000.000 | 3.000.000 |
Rekonsiliasi sebelum mengunci laporan
Jumlah contoh adalah 9 rit, tagihan Rp18.000.000, biaya aktual Rp7.000.000, dan piutang Rp5.000.000. Telusuri setiap total ke daftar nomor rit. Cek satu rit tidak masuk dua kendaraan, termasuk ketika kendaraan pengganti dipakai. Pilih aturan pencatatan pergantian dan simpan keterangannya.
Pembayaran Juni untuk rit Mei masuk penerimaan kas Juni, tetapi bukan tambahan tagihan rit Juni. Cocokkan piutang awal ditambah tagihan baru dikurangi pembayaran dan penyesuaian terdokumentasi dengan piutang akhir. Pisahkan rit berjalan, bukti tertunda, dan pembatalan dalam daftar pengecualian. Simpan tanggal penutupan serta alasan koreksi setelah laporan ditutup. Selisih tagihan dan biaya perjalanan belum laba bersih karena biaya bulanan belum diperhitungkan.