Pembukuan truk di Excel: kolom dan alur pemeriksaan
Excel bisa dipakai untuk pembukuan truk selama catatan perjalanan, biaya, dan pembayaran saling terhubung. Rit dan ritase merujuk pada perjalanan angkut dalam panduan ini. Mulai dari tabel yang mudah diperiksa, bukan banyak lembar yang menyalin angka sama.
Pisahkan tabel berdasarkan jenis catatan
Gunakan nomor rit unik sebagai penghubung. Satu rit punya satu baris di tabel perjalanan, tetapi dapat memiliki beberapa baris biaya dan pembayaran. Jangan mengulang nilai ongkos pada setiap baris biaya karena jumlah pendapatan akan membengkak.
- Perjalanan: nomor rit, tanggal selesai, kendaraan, supir, pelanggan, rute, ongkos bruto, dan fee.
- Biaya: nomor bukti, nomor rit, tanggal, jenis biaya, nominal aktual, dan lokasi bukti.
- Pembayaran: nomor transaksi, nomor rit, tanggal, nominal diterima, serta rekening atau kas tujuan.
- Uang jalan: nomor rit, dana diserahkan, belanja aktual, pengembalian, dan saldo belum dipertanggungjawabkan.
Contoh rekap dari tiga perjalanan
Contoh fiktif ini memakai rupiah, fee nol, dan biaya yang sudah diperiksa. Buat kolom sisa tagihan dengan rumus ongkos dikurangi pembayaran. Jumlahkan pembayaran berdasarkan nomor rit, bukan kemiripan nama pelanggan.
| Nomor rit | Ongkos | Biaya aktual | Diterima | Sisa tagihan |
|---|---|---|---|---|
| EX-001 | 2.000.000 | 800.000 | 2.000.000 | 0 |
| EX-002 | 1.500.000 | 600.000 | 500.000 | 1.000.000 |
| EX-003 | 1.000.000 | 400.000 | 0 | 1.000.000 |
Urutan kerja harian dan tutup bulan
Masukkan perjalanan, lalu lampirkan rujukan bukti biaya dan pembayaran. Simpan nominal sebagai angka agar bisa dijumlahkan; gunakan format rupiah untuk tampilan. Pakai validasi data untuk kendaraan dan jenis biaya, serta lindungi sel rumus dari perubahan tidak sengaja.
Pada contoh, ongkos total Rp4.500.000 dan penerimaan Rp2.500.000 menyisakan piutang Rp2.000.000. Biaya aktual Rp1.800.000 bukan ukuran seluruh laba usaha karena biaya bulanan belum masuk. Cocokkan penerimaan dengan rekening, periksa nomor rit ganda dan bukti hilang, lalu simpan salinan bertanggal sebelum koreksi. Jangan menimpa catatan asal tanpa jejak alasan perubahan.