Menyiapkan backup data usaha truk
Data usaha yang hilang bisa berarti kehilangan riwayat rit, kasbon, dan bukti pembayaran. Backup bukan tugas tahunan. Backup yang berguna adalah salinan yang teratur dan pernah diuji, bukan file yang baru dibuat setelah masalah muncul.
Tentukan apa yang perlu disimpan
Simpan data transaksi, rit, data supir dan mobil, tujuan, pengaturan, serta lampiran nota. Jika aplikasi menyediakan ekspor, unduh berkala. Jika memakai spreadsheet, simpan salinan utuh, bukan hanya satu lembar yang sedang dibuka.
Buat dua salinan di tempat berbeda
Simpan satu salinan di komputer atau server dan satu lagi di penyimpanan lain, misalnya hard disk eksternal atau penyimpanan cloud yang Anda percaya. Beri nama file dengan tanggal. Jangan menimpa satu-satunya salinan lama.
- Salinan harian atau mingguan untuk data yang sering berubah.
- Salinan bulanan sebelum menutup pembukuan.
- Simpan berkas di dua lokasi yang tidak bergantung pada satu perangkat.
- Catat siapa yang boleh mengakses salinan tersebut.
Uji pemulihan sebelum dibutuhkan
Sekali waktu, coba buka salinan backup di komputer lain atau pada lingkungan uji. Periksa apakah jumlah rit dan saldo kasbon masuk akal. Backup yang tidak pernah diuji belum tentu bisa dipulihkan.
Jangan menyimpan password atau kunci akses di dalam folder backup yang sama. Perlakukan salinan data seperti dokumen usaha: aksesnya terbatas dan jelas siapa penanggung jawabnya.