Mengatur fee pemberi order: kapan dipakai dan apa yang berubah

Kapan fee perlu dicatat

Pakai fee bila pemberi order memotong sebagian ongkos untuk setiap rit, misalnya karena ia yang mendatangkan muatan. Besarnya fee dan siapa yang menerimanya harus disepakati sebelum rit dicatat. Simpan dasar kesepakatan bersama nomor rit agar potongan bisa diperiksa.

Jika usaha menerima order langsung dan tidak ada potongan, biarkan pilihan ini mati. Memasukkan fee nol pada setiap rit hanya menambah kolom yang tidak perlu. Jangan memakai fee untuk mencatat diskon, komisi supir, atau biaya operasional karena ketiganya punya perlakuan berbeda.

• Catat fee pada rit atau tarif tujuan bila nilainya sudah disepakati.
• Tulis penerima fee di uraian atau bukti pendukung, bukan hanya angka.
• Pastikan ongkos bruto dan fee tidak dihitung dua kali saat memeriksa pembayaran.

Apa yang berubah saat dimatikan

Saat pilihan dimatikan, kolom fee tidak lagi muncul pada form rit dan daftar rit. Ringkasan juga tidak menampilkan baris fee. Untuk rit baru, nilai fee tidak diisi sehingga jumlah bersih mengikuti ongkos. Ini bukan berarti potongan lama dihapus dari riwayat.

Rit lama yang sudah memiliki fee tetap menyimpan angka tersebut selama tidak diubah. Karena kolomnya tersembunyi, selisih antara ongkos dan jumlah bersih bisa terlihat tanpa penjelasan. Menyimpan ulang rit lama saat pilihan mati dapat mengosongkan fee, jadi periksa dan catat nilainya dahulu bila masih diperlukan.

Pengaruh ke rit lama dan laporan

Mematikan fee menghentikan pemakaian fee untuk pencatatan berikutnya, tetapi tidak mengubah kesepakatan yang sudah terjadi. Jangan memasukkan ulang fee lama setelah pilihan dinyalakan kembali karena akan mengurangi pembayaran dua kali.

Laporan setelah perubahan dapat berbeda dari laporan lama meski transaksinya sama. Bandingkan keduanya, lalu catat tanggal perubahan, alasan, dan siapa yang menyetujui. Bila laporan lama dipakai untuk menagih, simpan salinannya agar angka yang sudah disampaikan tidak berubah diam-diam.

Periksa sebelum mematikan

Pastikan tidak ada rit berjalan yang fee-nya belum final dan tidak ada tagihan pelanggan yang masih memakai angka fee. Periksa juga tarif tujuan yang menyimpan fee, karena tarif itu dapat terpakai lagi saat pilihan dinyalakan.

Contoh fiktif berikut hanya menggambarkan selisih angka, bukan tarif yang berlaku. Setelah pilihan dimatikan, rit baru tidak memakai fee, sedangkan rit lama perlu diperiksa satu per satu.