Memeriksa dan mengoreksi tanggal hasil impor

Bandingkan dengan urutan baris sumber

Buka berkas Excel asli dan hasil impor berdampingan. Cocokkan nomor baris, uraian, dan nominal sebelum melihat tanggal. Buku kas sering mengosongkan sel tanggal dan melanjutkan tanggal baris sebelumnya; baris seperti itu wajar memakai tanggal terakhir yang tercatat.

Jangan mengurutkan data lebih dahulu karena urutan sumber adalah bukti utama. Jika satu baris berpindah tempat, telusuri apakah penyebabnya tanggal, nominal, atau duplikasi.

Kenali hari dan bulan tertukar

Tanggal seperti 4/11 dapat berarti 4 November atau 11 April. Lihat tanggal di baris sekitarnya, nama lembar, dan tanggal pada nota. Jika lembar bernama April dan baris lain menunjukkan April, kemungkinan besar terjadi pertukaran hari dan bulan. Tetap periksa bukti sebelum mengubah.

Tahun juga bisa salah ketik, misalnya 3025 atau 2019 pada buku yang baru dimulai 2025. Jangan hanya memperbaiki angka yang terlihat aneh tanpa memastikan tahun yang benar dari dokumen lain.

Pakai batas tanggal yang wajar

Tetapkan batas wajar untuk usaha sendiri: tanggal mulai pembukuan, akhir periode yang sedang diimpor, dan tanggal transaksi terakhir yang diketahui. Tanggal di luar batas itu perlu diperiksa, bukan langsung diterima. Batas ini alat pemeriksaan internal, bukan aturan resmi.

Cocokkan juga dengan tanggal rit, pembayaran, atau nota biaya. Transaksi yang seharusnya terjadi bersamaan tidak boleh berjarak bulan hanya karena salah baca.

Simpan bukti setiap koreksi

Catat nilai asli, nilai koreksi, nomor baris atau sel, alasan, tanggal pemeriksaan, dan orang yang menyetujui. Simpan salinan berkas sumber sebelum diedit dan jangan menimpa arsip asli. Jika aplikasi menyediakan riwayat impor, gunakan catatan itu untuk mengetahui kapan impor dijalankan.

Koreksi tanpa jejak membuat laporan sulit dipertanggungjawabkan. Jika koreksi dilakukan setelah laporan dikirim, simpan versi lama dan jelaskan perubahannya.

Jangan menebak tanggal

Jika bukti tidak cukup, tandai baris sebagai perlu verifikasi dan tahan baris itu dari laporan yang dipakai mengambil keputusan. Jangan memakai tanggal hari ini atau tanggal impor hanya agar data terlihat lengkap. Tanggal baris sebelumnya hanya boleh dipakai bila pola sumber memang mengosongkan sel tanggal. Lebih baik satu baris belum selesai daripada seluruh laporan memakai tanggal yang salah.