Membuat tanda terima angkutan yang mudah diperiksa
Istilah tanda terima angkutan bisa berarti bukti barang sudah diterima atau bukti uang sudah dibayar. Tulis tujuan dokumen sejak awal supaya pelanggan tidak mengira barang diterima berarti tagihan sudah lunas. Bukti yang rapi membantu pemilik menelusuri perjalanan ketika pelanggan meminta kelengkapan penagihan atau mempertanyakan kondisi barang saat bongkar.
Tentukan apa yang diterima
Untuk penerimaan barang, tulis nomor dokumen, nomor rit atau surat jalan, pengirim, tujuan, kendaraan, tanggal dan waktu serah terima, rincian barang, jumlah, serta satuannya. Minta nama dan pengesahan pihak penerima sesuai tata cara yang disepakati. Jangan memakai tanda tangan kosong sebelum jumlah dan kondisi barang diperiksa bersama.
Untuk penerimaan uang, tulis pembayar, penerima, tanggal, nominal, cara pembayaran, rujukan tagihan, dan apakah pembayaran sebagian atau pelunasan. Simpan bukti transfer pendukung. Tanda terima pembayaran dan bukti serah barang memiliki fungsi berbeda, sehingga jangan memberi status lunas hanya dari dokumen bongkar.
Contoh rincian barang dengan catatan kondisi
Seluruh barang dan jumlah berikut fiktif untuk satu serah terima. Anggap jumlah sudah dihitung bersama pihak penerima. Gunakan satuan yang sama dengan dokumen pengiriman; dus tidak boleh langsung dijumlahkan dengan karung. Catatan kondisi menjelaskan temuan saat penyerahan, bukan menetapkan siapa yang bersalah.
| Barang | Dikirim | Diterima | Catatan penerima |
|---|---|---|---|
| Barang A | 20 dus | 20 dus | Kemasan tampak utuh |
| Barang B | 15 karung | 14 karung | Kurang 1 karung, perlu penelusuran |
| Barang C | 8 peti | 8 peti | 1 peti penyok pada bagian luar |
Tulis pengecualian sebelum dokumen disahkan
Dalam contoh, Barang B kurang satu karung dan satu peti Barang C mempunyai kemasan penyok. Tuliskan temuan pada dokumen yang sama sebelum meminta pengesahan. Bila ada foto pendukung, beri rujukan nomor dokumen dan waktu pengambilan, lalu simpan dengan akses terbatas. Hindari menyebarkan identitas penerima lewat grup yang tidak berkepentingan.
Jika penerima menolak menandatangani atau jumlah masih disengketakan, tulis keadaannya dan hubungi pengirim untuk penyelesaian. Jangan meniru tanda tangan atau menulis barang lengkap ketika pemeriksaan belum selesai. Simpan hasil klarifikasi sebagai lampiran agar catatan awal tetap terlihat.
Arsipkan untuk penagihan, bukan pengganti dokumen pajak
Simpan salinan yang terbaca bersama surat jalan dan tagihan terkait. Cocokkan nomor rit, tanggal, serta pihak penerima sebelum mengirim kelengkapan kepada pelanggan. Jika salinan perlu diperbaiki, simpan versi sebelumnya dan alasan koreksi. Tanda terima angkutan bukan faktur pajak. Kebutuhan dokumen perpajakan mengikuti keadaan usaha dan aturan yang berlaku; konfirmasikan kepada pihak yang berwenang atau penasihat pajak.