Mengatur kas tunai di jalan agar tidak tercampur

Tentukan batas dan tujuan pemberian

Berikan uang jalan berdasarkan perkiraan biaya perjalanan, bukan berdasarkan kebiasaan lama. Tulis tujuan, tanggal berangkat, perkiraan solar, tol, dan biaya tak terduga. Jika rute berubah, catat perubahan dan tambahan uang secara terpisah.

Hindari memberikan uang jalan dalam jumlah besar untuk beberapa perjalanan sekaligus tanpa catatan. Saldo yang menumpuk sulit dibedakan antara uang jalan perjalanan berikutnya dan sisa perjalanan sebelumnya.

Minta bukti yang sesuai nilai pengeluaran

Nota resmi adalah bukti terbaik, tetapi tidak semua pengeluaran kecil menyediakan nota. Untuk pengeluaran tanpa nota, minta catatan tanggal, tempat, tujuan, dan nominal. Foto struk atau tangkapan layar pembayaran digital dapat disimpan bersama catatan perjalanan.

Bukti bukan hanya untuk pajak. Bukti membantu supir menjelaskan selisih dan membantu pemilik melihat biaya yang tidak wajar. Jangan meminta supir menandatangani rekap yang belum ia periksa.

• Nomor rit atau tujuan perjalanan pada setiap bukti.
• Tanggal dan nominal yang jelas.
• Jenis biaya: solar, tol, parkir, retribusi, atau perbaikan darurat.
• Sisa tunai yang dikembalikan dan tanggal pengembalian.

Selesaikan saldo sebelum perjalanan berikutnya

Buat kebiasaan menghitung sisa uang jalan saat supir kembali. Cocokkan uang yang diberikan, bukti yang diserahkan, dan tunai yang dikembalikan. Setelah cocok, tutup saldo perjalanan itu dan mulai catatan baru untuk perjalanan berikutnya.

Jika pengeluaran melebihi uang jalan, catat sebagai penggantian atau tambahan uang jalan, bukan langsung sebagai kasbon pribadi. Jika sisa tidak kembali, tanyakan sebelum memotong upah. Pemotongan tanpa penjelasan akan merusak kepercayaan dan menyulitkan pemeriksaan berikutnya.