Mencatat pembayaran sebagian dari pelanggan
Diterbitkan Diperbarui
Pelanggan jarang selalu membayar penuh di hari barang diantar. Ada yang memberi uang muka, membayar sebagian setelah bongkar, lalu melunasi kemudian. Pencatatan yang benar harus bisa menjawab berapa yang sudah dibayar, berapa yang masih menjadi piutang, dan kapan pembayaran itu diterima.
Pisahkan nilai transaksi dari uang yang diterima
Saat rit dicatat, simpan nilai ongkos yang disepakati. Pembayaran dicatat sebagai transaksi terpisah dengan tanggal dan nomor bukti. Jangan mengubah nilai ongkos setiap kali ada pembayaran sebagian, karena riwayat nilai jasa menjadi tidak jelas.
Jika pelanggan membayar untuk beberapa rit sekaligus, rincikan alokasi pembayaran. Tanpa rincian, saldo tiap rit tidak bisa dipercaya dan penagihan berikutnya mudah salah.
Bedakan uang muka, termin, dan pelunasan
Uang muka adalah pembayaran sebelum pekerjaan selesai. Termin adalah pembayaran pada tahap tertentu. Pelunasan adalah pembayaran terakhir yang menutup saldo. Ketiganya mengurangi piutang, tetapi memberi informasi berbeda tentang perilaku pembayaran pelanggan.
Simpan status yang jelas: belum dibayar, dibayar sebagian, atau lunas. Status harus dihitung dari nilai transaksi dikurangi seluruh pembayaran, bukan diisi manual tanpa dasar.
| Tanggal | Keterangan | Nominal | Sisa piutang |
|---|---|---|---|
| 3 Oktober | Nilai rit disepakati | Rp12.000.000 | Rp12.000.000 |
| 3 Oktober | Uang muka | Rp4.000.000 | Rp8.000.000 |
| 8 Oktober | Pembayaran setelah bongkar | Rp5.000.000 | Rp3.000.000 |
| 20 Oktober | Pelunasan | Rp3.000.000 | Rp0 |
Tindak lanjuti piutang dengan tanggal, bukan perasaan
Buat daftar piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo. Hubungi pelanggan sebelum atau tepat pada tanggal itu, bukan setelah menumpuk beberapa bulan. Catat janji pembayaran dan hasil komunikasi agar tidak bergantung pada ingatan.
Jangan menutup piutang hanya karena pelanggan menjanjikan pembayaran. Piutang baru berkurang ketika uang benar-benar diterima atau ada keputusan tertulis yang mengubah nilai tagihan.